Dans SharePoint (C’est quoi SharePoint ?), il existe trois composants incontournables que vous pouvez créer :
- Les bibliothèques de documents : Pour y stocker des fichiers et y ajouter des métadonnées.
- Les pages : Pour créer des espaces sur des thématiques spécifiques ou mettre en avant du contenu ciblé
- Des listes : pour stocker et y partager de l’information
A quoi ça sert ?
Les listes servent à stocker, organiser et partager des données de manière structurée. On ne parle pas ici de fichiers mais bel et bien de données (Informations textuelles, chiffres).
Elles sont structurées sous forme de tableaux entièrement personnalisables dans lequel chaque lignes correspondent à un élément et les colonnes aux propriétés adossées à ces derniers.
Tous les membres de votre site SharePoint peuvent venir collaborer dans la liste et enrichir cette dernière.
Voici quelques cas d’usage de listes SharePoint :
Liste de contacts :
- Description : Une liste pour stocker les informations de contact des membres de l’équipe, des clients, des partenaires, etc.
- Colonnes typiques : Nom, Adresse e-mail, Numéro de téléphone, Société, Titre du poste, Adresse.
Liste de suivi des incidents :
- Description : Une liste pour signaler et suivre les incidents ou les problèmes techniques.
- Colonnes typiques : Numéro d’incident, Description du problème, Signalé par, Assigné à, Date de signalement, Statut (Ouvert, En cours, Résolu), Priorité.
Liste d’inventaire :
- Description : Une liste pour gérer les stocks et les inventaires de matériel ou de produits.
- Colonnes typiques : Nom de l’article, Numéro de référence, Quantité en stock, Emplacement, Fournisseur, Date de dernière commande.
Liste de gestion des formations :
- Description : Une liste pour suivre les sessions de formation et les compétences des employés.
- Colonnes typiques : Titre de la formation, Description, Date, Formateur, Participants, Statut (Planifié, Terminé), Évaluation.
Créer des colonnes
Ajoutez des colonnes à votre liste pour personnaliser, catégoriser les données à l’intérieur de votre liste.
Comment créer une liste ?
1 – Vous avez le choix ! Soit c’est une liste personnelle, dans ce cas vous pouvez utiliser l’outil « Lists » de Microsoft 365 et votre liste sera stockée dans votre OneDrive. (Ne confondez pas OneDrive et SharePoint !)
2 – Soit votre liste est destinée à une équipe, alors il vous faudra la créer dans SharePoint. Votre liste sera stockée dans le site associé et vous la retrouvez dans le contenu du site.
Comment agrémenter votre liste ?
Maintenant que votre liste est prête à recevoir des informations, comment la faire vivre ? Vous avez plusieurs possibilités :
- Ajouter les éléments à la main en renseignant vous-même les informations pour chaque élément.
- Créer un workflow avec Power Automate basé sur un formulaire qui viendra compléter automatiquement votre liste avec les réponses apportées dans ce formulaire.
- Partager le formulaire de liste, une nouvelle fonctionnalité qui vous permet d’éviter de mettre les mains dans PowerAutomate, et de partager le formulaire associé à votre liste directement avec les utilisateurs de votre organisation.
Pour conclure
Vous savez maintenant comment créer une liste et à quoi sert ce composant SharePoint. Sachez que vous pouvez créer autant de liste que vous voulez, que cela soit dans OneDrive ou SharePoint !