Vous êtes nombreux à utiliser OneDrive, Teams et SharePoint au sein de vos entreprises pour stocker vos documents et travailler en équipe. Si vous ne connaissez pas la différence entre ces outils, je vous invite à consulter mon article sur le sujet. Je constate à travers mes différents accompagnements que de nombreux utilisateurs n’utilisent pas, le plus souvent par méconnaissance, la fonctionnalité de synchronisation. C’est pourtant l’un des atouts majeurs de la suite Microsoft 365, c’est pourquoi j’ai décidé d’écrire cet article complet sur la synchronisation avec OneDrive.
Qu’est ce que la synchronisation ?
La synchronisation vous permet de créer un « miroir » de vos documents Microsoft 365 sur votre poste et inversement. Pour être plus précis :
- Vous pouvez synchroniser votre OneDrive, une équipe Teams ou un site SharePoint pour accéder aux documents qui y sont stockés depuis votre explorateurs de fichiers.
- Vous pouvez synchroniser votre bureau sur votre OneDrive pour retrouver tout son contenu dans le cloud.
Pourquoi utiliser la synchronisation ?
Synchroniser vos données révèle trois bénéfices :
- Accéder à vos données depuis l’explorateur de fichier sans avoir à utiliser votre navigateur web et ainsi ne pas perturber vos habitudes de travail si vous venez de migrer sur Microsoft 365.
- Accéder à son bureau en cas de perte / casse / vol de son ordinateur personnel.
- Travailler sur ses documents d’équipe en mode hors connexion, lors d’un trajet en train ou en avion par exemple.
Comment ça marche ?
La première étape consiste à synchroniser votre espace OneDrive afin d’y accéder depuis votre explorateur de fichier. Pour cela, connectez vous à Microsoft 365 et naviguez jusqu’à votre OneDrive. Ensuite cliquez sur l’engrenage en haut à droite de votre écran, puis sur Synchronisez ce OneDrive.
Une fenêtre apparait alors pour vous avertir que la synchronisation est en cours.
Après quelques secondes, vous devriez voir apparaitre deux choses :
- L’icone OneDrive dans votre barre de tâche.
- Votre répertoire OneDrive dans l’explorateur de fichier (Ici Bruno – Le Volubile)
Et c’est tout ! Votre OneDrive est désormais synchronisé sur votre bureau. Vous accédez désormais à son contenu directement depuis votre explorateur de fichiers et effectuer des modifications qui se mettront à jour automatiquement sur votre espace en ligne (C’est bien pour cela que l’on parle de synchronisation).
Synchroniser des contenus Teams et SharePoint
Vous pouvez effectuer la même opération pour accéder aux documents stockés dans Teams ou SharePoint depuis votre explorateur de fichiers. Dans Teams, ouvrez l’onglet Fichiers, puis sélectionnez Synchroniser.
Dans SharePoint, vous retrouvez le bouton synchroniser au sein de vos bibliothèques de document.
Une fois cette étape effectuée, votre répertoire apparait également dans votre explorateur de fichiers :
Vos synchronisations
Vous avez désormais synchronisé votre espace OneDrive ainsi qu’une équipe Teams sur votre bureau, vous aurez également remarqué que deux nouvelles icones sont apparues dans votre explorateur de fichiers :
Le nuage symbolise votre espace personnel, alors que l’icône « immeuble » symbolise les espaces collaboratifs (Teams et SharePoint) que vous avez synchronisé.
Vous pouvez synchroniser plusieurs espaces Teams ou SharePoint. Ces derniers apparaitront sous le répertoire immeuble. Attention, ces données sont également accessibles par d’autres utilisateurs, les changements effectués sont automatiquement mis à jour dans Teams ou SharePoint également.
Ci-dessus je retrouve les 3 espaces Teams / SharePoint que j’ai synchronisé.
Travailler sur des données synchronisées
Vous pouvez désormais travailler directement sur vos données synchronisées depuis l’explorateur de fichiers. Vos modifications sont automatiquement mis à jour pour les autres utilisateurs directement dans Teams ou SharePoint.
Les statuts de synchronisation
Il existe plusieurs statut de synchronisation. Par défaut, vos données synchronisées ont le statut « Accessible en ligne uniquement » symbolisé par un nuage blanc aux contours bleus. Cela veut dire que vos données ne sont pas réellement synchronisées sur votre poste, et que vous ne pouvez pas y accéder si vous n’avez pas de connexion Internet. Ce statut à l’avantage de ne pas occuper d’espace de stockage sur votre ordinateur.
Vous pouvez changer le statut des données synchronisés en cliquant droit sur les fichiers.
- Si vous sélectionnez « Toujours conserver sur cet appareil » alors le fichiers sera réellement synchronisé sur votre poste et sera accessible même lorsque vous êtes hors ligne, cependant il occupera de l’espace sur votre poste. Son statut sera alors une coche dans un cercle vert (comme ci-dessous).
- Libérer de l’espace permet de revenir au statut par défaut : Accessible en ligne uniquement.
Vous pouvez travailler hors-ligne sur des fichiers synchronisés totalement, vos modifications apparaitront pour les autres utilisateurs une fois que vous aurez récupéré une connexion internet. Pratique pour un voyage en train ou en avion !
Les différents statuts de synchronisation
Lorsque vous travaillez sur un document, celui-ci passe automatiquement sur le statut « disponible sur cet appareil » de manière temporaire.
Je vous encourage à ne pas passer tous vos documents sur le statut « Toujours disponible sur cet appareil » car cela risque d’occuper beaucoup de place sur votre disque dur et de perturber les performances de votre ordinateur. Privilégiez les documents importants et laissez les autres fichiers accessibles en ligne uniquement.
Ne supprimez pas de données synchronisées !
Le fait de travailler sur l’explorateur de fichier peut vite nous faire oublier que nous travaillons sur des données communes et c’est une des erreurs les plus répandues : Si vous supprimez des données synchronisées, vous les supprimez pour tous les utilisateurs et ces données iront dans la corbeille de votre espace Teams ou SharePoint (pendant 93 jours).
Synchroniser son bureau
Nous venons de synchroniser nos espaces en ligne sur notre bureau. Vous pouvez également faire l’inverser, à savoir synchroniser le contenu de votre bureau dans votre espace OneDrive. L’intérêt de cette manœuvre est d’être certain d’accéder aux éléments stockés sur votre bureau en cas de problèmes avec votre ordinateur personnel. Vous pouvez choisir de synchroniser votre bureau, vos documents et vos images pour qu’ils s’enregistrent dans votre OneDrive, et donc accessibles depuis n’importe quel terminal. Pratique si votre ordinateur vous lâche !
Pour cela, cliquez sur l’icône nuage dans votre barre de tâche, puis sur paramètres.
Ensuite, cliquez sur gérer la sauvegarde pour choisir les éléments que vous souhaitez synchroniser.
Ici, vous pouvez choisir de synchroniser les trois éléments sur votre OneDrive. Les éléments sélectionnés apparaitront alors dans votre espace OneDrive.
Pour conclure
Vous savez désormais comment synchroniser et gérer vos données avec l’outil de synchronisation OneDrive – qui porte le même nom que votre espace de stockage personnel, mais qui permet bien plus !
Ayez en tête que le bon fonctionnement de la synchronisation dépend de votre réseau et que si vous avez beaucoup de données synchronisées, celle-ci peuvent mettre un peu de temps à se mettre à jour (notamment si vous étiez en mode hors ligne). Cela peut également avoir un impact réseau au niveau d’une organisation si tous les utilisateurs utilisent cette fonctionnalité.