Différence entre OneDrive et SharePoint
Je rencontre beaucoup d’utilisateurs au sein des organisations qui ne saisissent pas complétement la différence entre OneDrive et SharePoint. Ces deux outils sont pourtant primordiaux dans l’approche des outils Microsoft 365. Voyons ensemble les différences majeures entre les deux outils et pourquoi vous vous exposez à plusieurs problèmes en confondant les deux.
OneDrive, votre espace personnel
Le premier postulat est que chaque utilisateur d’une organisation disposant d’une licence Microsoft 365 possède un espace OneDrive, où il est le seul à avoir accès. Chaque utilisateur peut donc disposer de son espace personnel pour y stocker ses documents. L’intérêt de stocker ses documents sur son OneDrive et non pas sur son bureau est que vous retrouvez / accédez à vos documents depuis n’importe quel appareil, n’importe où dans le monde, à condition d’avoir une connexion internet; en vous connectant à votre environnement Microsoft 365 depuis ce site : https://portal.office.com
OneDrive vous permet de stocker vos fichiers personnels, et de retrouver les fichiers qui vous ont été partagé par d’autres utilisateurs ( depuis leur OneDrive mais aussi depuis une équipe Teams ou un site SharePoint). Vous retrouvez l’ensemble de ces éléments dans l’onglet Partagé à gauche de l’écran. Ensuite vous retrouvez deux onglets : Partagé par vous / Partagé avec vous. Notez aussi que vous pouvez synchroniser votre OneDrive avec votre poste pour y accéder directement depuis l’explorateur de fichiers.
Vous êtes propriétaires de vos fichiers !
Tout ce que vous stockez dans votre OneDrive vous appartient. Vous pouvez partagez des documents de votre OneDrive avec d’autres utilisateurs bien sûr, en lecture ou en modification; mais vous serez toujours l’unique propriétaire de ces documents. Ceci implique deux choses :
- Vous pouvez arrêter le partage d’un document quand vous le souhaitez
- Vos documents disparaissent avec vous si vous quittez l’entreprise.
C’est bien ce dernier point qui est le plus problématique dans l’usage de OneDrive. j’ai rencontré bon nombres d’utilisateurs qui utilisait leur OneDrive comme base de connaissance pour leur équipe… C’est une erreur qui peut avoir de lourdes conséquences ! Premièrement car les documents sont à la main d’une seule personne, ce qui n’est jamais une bonne pratique, et deuxièmement car si le propriétaire du OneDrive venait à partir alors l’ensemble des documents de l’équipe ne seraient plus accessibles.
Les cas d’usages de OneDrive
Pour résumé, voici ce que vous pouvez / devez faire sur OneDrive :
- Stocker vos documents personnels / brouillons
- Partager ponctuellement un document
SharePoint, vos espaces collaboratifs
Vous savez maintenant que OneDrive est un outil plutôt axé utilisateur (au singulier). SharePoint va répondre à toutes les problématiques vous pouvez rencontrer avec OneDrive.
Qu’est ce que SharePoint ?
Si vous ne savez pas encore ce qu’est SharePoint, je vous encourage à lire mon article sur le sujet.
SharePoint est un outil web collaboratif, qui va vous permettre de mutualiser des informations et des documents dans un même espace. Tout comme OneDrive, vous pouvez y accéder depuis n’importe quel appareil à condition d’avoir une connexion internet.
- Contrairement à OneDrive, vous pouvez posséder / accéder à plusieurs espaces SharePoint. Comme sur Teams où vous pouvez avoir plusieurs équipes.
- Les documents stockés dans SharePoint appartiennent à l’équipe et ne dépendent pas d’un seul utilisateur.
- Vous pouvez placer plusieurs propriétaires sur SharePoint.
- Il existe de nombreuses fonctionnalités collaboratives pour optimiser l’expérience utilisateur dans SharePoint.
- Vous pouvez gérer les droits et autorisations dans SharePoint
Les cas d’usages de SharePoint
Pour résumé voici comment utiliser SharePoint :
- Création d’un site pour l’ensemble de l’organisation / une équipe dédiée.
- Stockage de document à long terme qui ne dépend pas des arrivées et départs dans l’entreprise
- Fonctionnalités collaboratives
- Fonctionnalités de communication
Conclusion
Pour aller plus loin : une fois vos espaces OneDrive et SharePoint bien organisés, Copilot peut s’appuyer dessus pour rédiger, résumer et automatiser vos tâches. Découvrez comment démarrer avec Copilot.
Puis-je partager un dossier OneDrive avec toute mon équipe au lieu de créer un site SharePoint ?
Techniquement oui, mais c’est déconseillé : les documents resteraient la propriété d’une seule personne et disparaîtraient si elle quitte l’entreprise. SharePoint évite ce risque en rattachant les documents à l’équipe.
Que devient mon OneDrive si je quitte l’entreprise ?
Votre espace OneDrive est généralement fermé et vos documents deviennent inaccessibles à l’équipe, sauf transfert anticipé par un administrateur. C’est pourquoi les documents d’équipe doivent vivre sur SharePoint, pas sur un OneDrive individuel.
J’espère que cet article vous aidera à saisir la différence et les enjeux entre les outils OneDrive et SharePoint. S’il vous faut retenir un point c’est que OneDrive n’est pas un outil de partage mais bel et bien un outil de stockage. Si vous souhaitez partager des documents avec plusieurs personnes, ou au niveau de l’organisation, tournez vous vers SharePoint ou Teams !
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Super article ! Merci !