De nombreuses entreprises ont basculé sur Office 365 et notamment l’utilisation de Teams depuis la crise COVID, sans vraiment prendre le temps d’analyser les différents outils présents dans la suite Microsoft 365. C’est notamment vrai pour SharePoint, un outil prépondérant de la suite, qu’il est important de comprendre et maitriser.

Alors c’est quoi SharePoint ?

SharePoint est partout !

Mais bien au-delà des intranets ou autres projets que vous pouvez porter sur SharePoint, vous utilisez déjà SharePoint au quotidien sans le savoir. En effet, derrière chaque équipe Teams se cache un site SharePoint, votre espace OneDrive s’appuie également sur SharePoint. L’ensemble des fonctionnalités collaboratives que vous connaissez (ou pas!) proviennent de SharePoint : La coédition, l’historique de version et l’enregistrement automatique sont des fonctionnalités propres à SharePoint. Bluffant non ?

A quoi ça sert ?

Très bien Robin, mais à quoi sert SharePoint alors que nous avons Teams ?

C’est une des questions qui revient le plus souvent quand je présente l’outil SharePoint à mes utilisateurs.

Sachez que SharePoint va beaucoup plus loin que Teams dans les usages documentaires, la diffusion de l’information ou encore la gestion des droits. Pour un service communication, il peut-être le point d’entrée de vos communications et un portail central pour vos utilisateurs. Pour une DSI, SharePoint peut devenir un puissant outil de gestion de procédures et de suivi des incidents. Tout comme Teams, vous pouvez créer / posséder / accéder à plusieurs sites SharePoint.

Des bibliothèques, des listes et des pages

Dans SharePoint, vous pouvez créer trois types d’espaces majeurs :

Les bibliothèques de documents :

Elles vous permettent de stocker des documents, d’ajouter des propriétés et de nombreuses fonctionnalités collaboratives comme la coédition, l’historique des versions ou la gestion des alertes.

Les listes :

Les listes vous permettent de stocker de l’information. Tout comme une bibliothèque, sauf qu’on ne parle pas de fichiers mais bien de données brutes (texte ou numérique). Elles ont les mêmes fonctionnalités que les bibliothèques. Vous pouvez par exemple créer une liste avec des colonnes personnalisées pour créer un « Qui fait quoi ? » au sein de l’entreprise.

Les pages :

Dans SharePoint vous pouvez créer des pages pour mettre en avant du contenu spécifique à une thématique. Grâce aux différents webparts (Composants SharePoint) et aux nouvelles sections, vous pouvez concevoir des pages personnalisées et pertinentes. Vous pouvez y diffuser des billets d’actualités ou assurer la communication interne de l’entreprise.

Comment créer mon premier site ?

Site d’équipe ou site de communication ?

C’est ici que vous vous retrouvez face à votre premier dilemme SharePoint, lors de la création, vous avez le choix entre un site d’équipe ou un site de communication… Alors quel est le bon choix ? En réalité, si la forme diffère un peu entre les deux sites, les fonctionnalités de bases sont présentes dans les deux cas. Le site d’équipe s’appuiera sur un groupe Microsoft 365 d’où vous pourrez gérer les membres et accès très facilement. Si vous souhaitez mettre le contenu au cœur de votre site, je vous encourage à utiliser le site de communication, où le format est en pleine page.

Je reviendrai très vite sur les différences majeures entre un site d’équipe et un site de communication dans un prochain article.

Bien sûr ce n’est que le début de l’aventure SharePoint, écrire un article détaillant toutes les possibilités et fonctionnalités SharePoint relève quasiment de l’impossible tant les possibilités sont multiples ! Mais j’ai pour ambition de revenir vers vous avec des futurs articles détaillant des fonctionnalités plus poussées et des cas pratiques plus concret. En attendant, vous pouvez commencer à personnaliser votre site et jeter un oeil sur lookbook Microsoft.

Bon chance !